Pourquoi faire appel à un prestataire courrier ?

Un spécialiste pour la gestion de votre service courrier

Sous-traiter la gestion de la réception ou de l’envoi de courriers chaque jour est devenu une pratique courante. Cependant, organiser votre service courrier nécessite de la méthode. C’est pourquoi la plupart des entreprises font appel à un prestataire spécialisé.

Ainsi, elles profitent des compétences d’un professionnel de la gestion du courrier sans avoir à le former, ni à le manager. Cela constitue désormais une alternative à l’embauche dans de nombreux domaines qui touchent à l’environnement de travail. Une possibilité particulièrement intéressante face à une mission bien plus technique qu’elle en a l’air…

Le prestataire courrier : méthode et certification

Les praticiens extérieurs, spécialisés dans la gestion du service courrier en entreprise, disposent généralement de la méthode et des connaissances nécessaires pour réaliser cette tâche efficacement.

Cette expérience a été formalisée pour en faciliter la transmission et l’application : les meilleurs prestataires l’ont formalisée dans des guides de procédures rigoureux, des documents de gestion qui incluent le contrôle permanent de la qualité produite, idéalement validée par des certifications type ISO 9000.

Le prestataire courrier analyse les paramètres et les besoins de l’entreprise pour mettre en place une meilleure organisation. Faire appel à ce spécialiste, c’est vous assurer de répondre aux défis du courrier dans les entreprises d’aujourd’hui : fluidité, réactivité, traçabilité et sécurité de votre service courrier.

Un professionnel formateur

Il est fréquent que le personnel interne des services généraux de votre entreprise se sente mal considéré, ou simplement… oublié. Mais comment résoudre ce problème ? La question ne se pose plus avec un prestataire, dont les opérateurs sont spécialisés, qualifiés, et adaptables.

Vos collaborateurs bénéficient de formations régulières à leurs différents métiers, ainsi que de l’encadrement et des conseils des spécialistes de l’entreprise. Grâce aux fiches de poste décrites dans les guides de procédures, ils sont rapidement opérationnels lors de leur arrivée.

Ainsi, ils sont capables, après formation, de s’occuper de la gestion du service courrier : de l’entrée ou sortie de courriers recommandés à la signature d’accusés de réception.

Un spécialiste souple face aux évolutions

L’externalisation de la gestion de votre service courrier génère également une organisation plus réactive, capable d’accompagner le changement.

Le professionnalisme des prestataires courrier leur permet de s’adapter rapidement aux nouvelles situations, aux différents besoins de sécurité, de confidentialité spécifiques, et aux changements des besoins de leurs clients. Ils sont capables, par exemple, d’ajuster rapidement les effectifs lorsque des évolutions des volumes de courrier à traiter apparaissent.

Ils s’adaptent aussi aux flux entrants et sortants des différents types de courriers et mettent en place des pratiques pour mieux organiser la procédure de gestion : confidentialité, responsabilité, rapidité…

Vous l’avez compris, la gestion de votre service courrier est essentielle au bon fonctionnement de votre entreprise. C’est pourquoi Elior Services, acteur majeur du facility management, vous propose une palette de soft services. Son expérience dans la gestion des flux et son intérêt pour le savoir-faire et le savoir-être des agents permettent de vous garantir expertise technique et convivialité. Vous souhaitez en savoir plus ?