Accueil des collaborateurs : comment renforcer le bien-être au travail ?

Qu’est-ce qu’un accueil réussi ?

Un accueil réussi, c’est un accueil qui va plus loin que ce que l’on attend, et permet de développer un climat favorable aux échanges.

Pour Fabrice Lanoë, PDG de Human Consulting Group, « considérer les collaborateurs comme les premiers clients de l’entreprise, c’est les motiver à prendre soin, à leur tour, des clients externes ». Le client interne – tout comme les clients et les fournisseurs – se sent valorisé de se savoir reconnu et considéré.

Mais faciliter l’arrivée de vos collaborateurs, c’est d’abord leur enlever une partie des contraintes logistiques ! Un espace de stationnement, une signalisation claire, une attente raisonnable aux ascenseurs : voilà ce qu’il faut d’abord leur offrir.

Accueil des collaborateurs : les enjeux pour le bien-être au travail

Favoriser la reconnaissance et l’appartenance

Le service doit aller plus loin, d’autant plus que l’accueil est le premier contact avec l’entreprise chaque matin. Un accueil personnalisé, un simple « bonjour Monsieur Schroeder » ou « Hello Delphine, ça va ? » peut faire la différence et contrecarrer le sentiment de n’être qu’un rouage dans la machine…

En effet, un accueil chaleureux et personnalisé sera interprété comme un signe de reconnaissance et de considération. Ces sentiments participent à la satisfaction au travail et développent le sentiment d’appartenance à une équipe, à un groupe humain.

Ils motivent chacun de vos collaborateurs, et, in fine, contribuent à leur productivité. Enfin, si les clients internes ont une bonne image de la société parce qu’ils s’y sentent bien dès l’accueil, l’attractivité sera renforcée et il sera plus aisé d’attirer de nouveaux talents !

Accueillir les nouvelles recrues

L’accueil d’un nouveau collaborateur est déterminant pour son intégration et son bien-être au travail. L’enjeu ? Lui donner envie de fournir le meilleur de lui-même, de s’intégrer dans l’entreprise, sa culture et ses coutumes, et de faire rayonner autour de lui une image positive de son nouvel employeur.

Même si c’est généralement d’abord sur Internet que s’est fait le premier contact avec l’entreprise, pour le nouvel arrivant comme pour le candidat qu’il ou elle était auparavant, c’est à l’accueil que se forge cette fameuse « première impression » si importante dans la réussite du processus d’intégration.

François Papon, Président de Carrenet, une PME spécialisée dans la mise en place de solutions CRM, nous raconte : « En forte croissance, notre entreprise accueille deux nouveaux collaborateurs par mois. Notre office manager, qui est chargée de l’accueil, joue un grand rôle dans leur prise de marques. »

Penser « espace de communication interne »

Votre accueil est un espace de communication à gérer avec attention. Pour commencer, il doit correspondre autant que possible à l’image que l’entreprise veut donner d’elle-même : chaleureuse, technologique, puissante, discrète… L’aménagement du lieu et le management du poste sont là pour y pourvoir.

Mais l’accueil est aussi le forum sur lequel on retrouvera des informations sur l’entreprise, son activité, ses projets, ses produits, ses engagements, idéalement sous forme d’écrans bien visibles dès le seuil franchi.

Nouveaux contrats, nouveaux arrivants, événements corporate, mais aussi anniversaire d’un collaborateur ou encore naissance : c’est un carrefour idéal pour partager des informations et susciter des conversations.

Être le pouls et l’humeur de l’entreprise

Même si l’on ne souvent qu’y passer, l’accueil constitue un espace de socialisation. une plaque tournante de l’information, formelle et informelle.

« Daniel est là ? Tu as vu passer Delphine ? David avait l’air tendu ce matin, tu sais ce qu’il se passe ? ». Ce sont là des petites phrases entendues chaque jour par les réceptionnistes, qui témoignent de leur position centrale dans la circulation des informations, notamment informelles.

Idéalement placé(e)s pour prendre le pouls de l’entreprise, avec une vision en temps réel des flux internes et externes, vos réceptionnistes agissent parfois comme des confidents, voire des entremetteurs !

Les réceptionnistes doivent savoir écouter bien, décider vite, transmettre juste. Un service bien rendu met de l’huile dans les rouages de la société. Les bons professionnels sont aimables, mais fermes : il ne s’agit pas non plus de transformer l’accueil en bureau des pleurs ou en plate-forme de cancans !

Stéphane Vincienne, consultant et ancien DAF de Fujitsu-Siemens

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Garantir l’efficacité, la convivialité, et… la discrétion !

Votre personnel d’accueil constitue le lien, mais aussi le filtre, entre le monde extérieur et la vie interne de l’entreprise. Sa fonction est d’abord d’assurer la fluidité des échanges entre ces deux univers. Avec efficacité, professionnalisme, convivialité, mais aussi avec discrétion, ces professionnels précieux, externalisés ou non, sont souvent chargés de tâches qui dépassent la seule réception des visiteurs :

• la transmission des messages internes ;
• la gestion du courrier si l’entreprise ne dispose pas d’un service dédié ;
• la gestion des coursiers et des envois express ;
• la gestion des salles de réunion (et parfois de leur matériel) ;
• les prestations annexes – café, collations, etc. ;
• la conciergerie : appel de taxis, réception des colis personnels…

Toujours en première ligne, le personnel d’accueil est polyvalent, au service de tous vos collaborateurs. Ils doivent donc être équipés et rémunérés en conséquence : sa place est essentielle dans le bien-être au travail et l’équilibre de chacun !

Vous souhaitez mettre à jour votre accueil pour renforcer le bien-être de vos équipes ? De nombreuses solutions existent. Les experts d’Elior Services sont là pour vous accompagner dans leur mise en place !