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Facility Management

Les outils digitaux au service du Facility Management

Les outils digitaux au service du Facility Management
Le Facility Management est un ensemble de services apportés aux occupants d’un bâtiment : gestion du courrier, maintenance, accueil… Tous essentiels au bon fonctionnement des organisations, ces services impliquent des prestataires et optimisent le quotidien des collaborateurs de l’entreprise. Mais pour que la qualité soit au rendez-vous, il faut un suivi et une bonne coordination entre les différents intervenants. Les outils digitaux peuvent être une solution ! Découvrez comment le digital peut répondre aux attentes des gestionnaires de bâtiments et de leur public.

Quels sont les outils digitaux du Facility Management et leurs rôles ?

Planifier les demandes d’intervention

Dans un bâtiment, la planification des demandes permet d’anticiper les pannes en faisant de l’entretien et en agissant à titre préventif. L’objectif ? Réduire les dysfonctionnements et ainsi limiter les demandes d’intervention en urgence.

Avec quel outil ?

Pour cette planification, il est possible de recourir à une solution de GMAO (Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur). C’est un logiciel de gestion des tâches qui permet aux équipes de s’organiser dans leurs missions.

La GMAO permet en particulier :

  • de centraliser les demandes clients et d’en assurer la traçabilité ;
  • de connaître le nombre de prestations accomplies, les délais d’intervention et leur conformité au cahier des charges du contrat, afin d’envisager un éventuel ajustement selon la typologie des demandes ;
  • d’avoir une visibilité sur la gestion du personnel et du budget associé, mais aussi d’obtenir des indicateurs de performance (ou KPI – Key Performance Indicators).

Assurer la communication entre les différents occupants

En cas de problème technique (porte bloquée, ascenseur en panne…), tout un bâtiment peut être paralysé. Dans ce cas, les informations utiles doivent pouvoir circuler rapidement pour permettre aux pilotes du site de mobiliser les bons intervenants au plus vite.

Proposer un suivi de la gestion des locaux

Un suivi permanent permet de s’adapter rapidement en cas de besoin et de gagner en qualité dans le traitement des prestations. Ce suivi bénéficie au Facility Manager en charge du bâtiment, aux intervenants et aux collaborateurs présents dans les locaux. Une relation de transparence peut ainsi être établie entre les différentes parties prenantes, pour une meilleure efficacité et un impact direct sur la productivité.

Avec quel outil ?

Basé sur la technologie NFC (Nier Field Communication), un outil de traçabilité et de gestion des locaux repose sur l’échange de données entre des lecteurs et un terminal mobile.

Cette solution peut être utilisée pour le suivi des interventions de nettoyage, qui est une problématique sensible depuis la crise du COVID. C’est simple : les agents scannent les lecteurs installés dans chaque pièce et peuvent voir directement sur le terminal mobile si la pièce a été nettoyée et accéder à un suivi des interventions.

En complément, il est pertinent également de prévoir un contrôle qualité régulier pour détecter d’éventuels manquements aux règles sanitaires exigées en matière de propreté.

Facility Management : les atouts de la digitalisation

Pour les organisations ayant recours à des prestations de Facility Management, l’usage d’outils digitaux constitue un atout certain. Ces prestations digitalisées permettent :

  • d’améliorer la productivité des équipes grâce à un environnement de travail plus propice ;
  • de fluidifier la communication entre les différents intervenants grâce à un meilleur suivi des opérations ;
  • de répondre plus efficacement aux enjeux de la gestion des bâtiments ;
  • de renforcer le bien-être des collaborateurs en éliminant leurs tracas du quotidien sur le lieu de travail.
De nouveaux services offerts aux usagers

Au-delà des bénéfices tirés en matière d’organisation, la digitalisation permet d’accompagner les entreprises vers de nouveaux modes de travail et une nouvelle façon d’occuper les espaces professionnels :

  • Le flex-office peut notamment être facilité grâce à des outils de planification pour une meilleure gestion des places disponibles ou encore grâce à des capteurs de présence.
  • La conciergerie digitale (ou hybride) se présente également comme une solution intéressante pour faciliter la vie des collaborateurs, au bureau comme en télétravail.

À lire aussi : Quels sont les avantages de la digitalisation des services ?

L’humain reste au cœur des enjeux des métiers du service. En effet, les outils digitaux contribuent avant tout à améliorer la qualité de vie au travail des occupants d’un bâtiment. Le rôle de ces nouvelles technologies n’est pas de remplacer, mais bien d’accompagner les acteurs du Facility Management et de faciliter leur travail au quotidien. On parle donc de prestations « phygitales », qui allient l’humain et le digital pour répondre aux besoins et aux attentes de toutes les parties prenantes.

Vous voulez en savoir plus sur les enjeux et le fonctionnement du Facility Management ? Consultez notre grand guide dédié !

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