Établissement de santé : la traçabilité des prestations de bionettoyage, un outil de pilotage
La traçabilité dématérialisée pour optimiser les prestations de propreté
La traçabilité permet de garantir que des prestations de nettoyage ont bien été effectuées, en apportant la preuve de leur bonne réalisation. Grâce aux évolutions technologiques, ces prestations peuvent faire l’objet d’un suivi dématérialisé : tag NFC, QR code ou encore code-barre, les technologies exploitables sont multiples. Mais quels sont les principaux apports d’un outil de traçabilité dématérialisée ?
Gagner en confort au niveau du suivi
Un simple ordinateur permet de savoir rapidement où en sont les agents dans leur mission de nettoyage. C’était loin d’être le cas avant ! Bénéficier de cette information permet également de gagner en productivité par une meilleure gestion de la prestation en interne.
Favoriser la transparence
Lors de toute intervention, un prestataire de services en propreté doit respecter un cahier des charges précis et des contraintes réglementaires. Dans ce cadre bien défini, il doit pouvoir justifier que les prestations ont été réalisées dans les zones spécifiées, qu’il s’agisse de blocs opératoires ou de chambres d’hospitalisation.
Avec la dématérialisation, les établissements de santé peuvent avoir accès à toutes les informations concernant les prestations effectuées depuis un back-office. Un suivi des prestations en temps réel qui permet aussi de favoriser la coopération entre les équipes du prestataire et l’établissement de santé !
S’affranchir de la gestion papier des fiches de traçabilité
Il y a peu, le travail des équipes de nettoyage était consigné sur papier, avec des fiches de traçabilité qui représentaient un certain nombre de pages. Leur impression, pour les diffuser auprès des agents, et leur archivage, étaient souvent chronophages. La digitalisation facilite cette gestion des fiches de traçabilité : le prestataire et l’établissement y gagnent en confort de travail au quotidien.
L’adoption d’un outil de traçabilité dématérialisée permet de réduire sensiblement la consommation de papier liée aux fiches de suivi des prestations. Ainsi, les établissements sanitaires ayant une politique RSE avec un objectif zéro papier peuvent répondre à leur engagement environnemental.
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La traçabilité dans les établissements de santé : les périmètres d’application
Quel que soit le domaine concerné – du nettoyage à l’agroalimentaire –, la traçabilité est essentielle pour assurer le suivi des prestations de service. Dans les établissements de santé, la moindre pièce doit être tracée. Cette exigence s’exerce à différents niveaux : le bionettoyage, la gestion des déchets ou encore le lavage du linge.
Le bionettoyage : une harmonisation des pratiques et des protocoles respectés
Avec une traçabilité dématérialisée, les pratiques de bionettoyage peuvent être harmonisées au sein de l’établissement. Et il est possible de vérifier que les prestations ont bien été réalisées, dans le respect des protocoles !
🧹 Le chariot de bionettoyage, un essentiel en établissement de santé
La gestion des déchets : vers une sensibilisation
En interne, les établissements n’ont pas d’obligation particulière concernant la traçabilité des déchets collectés. Leur traitement varie généralement selon leur nature (déchets de soins, déchets ménagers…).
Il est alors important de connaître le poids de chaque type de déchet collecté. Un chiffre qui peut être obtenu simplement, par l’installation d’une balance et l’utilisation de bennes différenciées par nature de déchets avec un code-barre.
Cela permettra de sensibiliser le personnel au tri, ce qui est un moyen d’optimiser les coûts de gestion des déchets !
Le traitement du linge : un processus sécurisé
Si adopter un système de traçabilité pour la prise en charge du linge n’est pas obligatoire en EHPAD, cela peut apporter du confort aux équipes.
En l’absence de moyen d’identification, la perte du linge est toujours problématique et peut être source de conflit avec le résident ou sa famille. Rien de tel que de marquer le linge pour être sûr de restituer le trousseau complet du résident !
Différents niveaux de marquage s’offrent à vous :
- un marquage simple au nom de la personne, garantissant la restitution du linge à son propriétaire ;
- l’attribution d’un code-barre permettant de connaître le nom du propriétaire et de tracer le linge durant tout le processus.
La traçabilité est l’une des exigences de la norme ISO 9001. Cette notion apparaît dans deux sections distinctes de la norme, qui définit les critères applicables à un système de management de la qualité :
- traçabilité de la mesure,
- identification et traçabilité.
Effi-see® : l’outil de traçabilité et de gestion des établissements
Confort d’utilisation, fluidité de l’information ou encore transparence : la traçabilité représente donc certains atouts pour les établissements de santé et la gestion de leurs sites.
Bien conscients de cet enjeu et en recherche d’amélioration, les experts d’Elior Services ont réfléchi au développement d’un dispositif innovant de traçabilité : Effi-see®. Cette évolution de deux outils en un seul (chariot communicant et Easy Traça) permet aux agents de suivre un protocole détaillé tout en précisant l’ensemble des tâches réalisées.
Basé sur la technologie NFC (Communication en champ proche), Effi-see® permet aux responsables de sites d’avoir une visibilité en temps réel sur les prestations de propreté : suivi des opérations de nettoyage et demandes ponctuelles via un outil de ticketing, indications sur l’entretien et la disponibilité des chambres…
La disponibilité des chambres : un point central
Pour les établissements de santé, la disponibilité des chambres est un élément fondamental. C’est d’autant plus le cas depuis la crise sanitaire, qui a imposé la création de protocoles spécifiques liés aux chambres mobiles.
Doté d’une fonctionnalité dédiée, Effi-see® permet aux agents d’indiquer, en fonction du protocole, si la chambre d’un patient est libérée, et le cas échéant, si elle peut accueillir un nouveau patient.
Le ticketing et la gestion des incidents
Avec Effi-see®, les responsables de site disposent d’un outil de gestion des incidents – une fuite d’eau, par exemple ! Il permet de prendre en photo les anomalies rencontrées au sein de l’établissement, et de faire remonter l’information en les justifiant.
Les dysfonctionnements et demandes ponctuelles sont suivis via l’outil de ticketing intégré à la solution. En cas d’urgence, une intervention peut être commandée en temps réel ! De quoi partager l’information facilement...
Ainsi, la traçabilité des prestations de bionettoyage contribue à la sécurité et au confort des patients dans les établissements de santé. Elle offre une visibilité accrue sur les actions de propreté réalisées et permet d’en assurer le suivi en temps réel.
Pratique à utiliser, l’outil dématérialisé de traçabilité Effi-see® répond à tous ces enjeux en garantissant une gestion limpide du nettoyage dans les établissements, ainsi qu’un suivi clair des prestations réalisées !
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