Organiser la procédure courrier : 7 astuces pour réussir
1 – Installer un centre de tri à double entrée
Les opérateurs courrier qui distribuent jusqu’aux bureaux de vos collaborateurs sont de plus en plus rares. Aujourd’hui, la pratique commune consiste à trier les arrivées par service et à les ranger dans les cases d’un meuble dédié. Un meuble qui, sur un site important, peut prendre beaucoup de place !
Afin d’éviter d’innombrables allées et venues – qui représentent un risque de vols ou d’erreurs lors du retrait des courriers par une personne non habilitée –, rien de tel que de prévoir une double entrée pour chaque case.
D’un côté, une entrée libre d’accès pour que l’opérateur puisse y glisser facilement les courriers. De l’autre, un accès au courrier à retirer protégé par un verrou, auquel seules les personnes du service habilitées ont accès !
2 – Prévoir un dépôt minute pour les plis urgents
Bien souvent, les différents services d’une entreprise gèrent, à leurs étages respectifs, une bannette « courrier départ ». Une ou plusieurs fois par jour, une personne est chargée de l’apporter au local courrier.
Mais pour une meilleure procédure courrier, ce système peut être complété par un « dépôt minute » : une boîte aux lettres accessible en permanence et reliée à un bac départ de La Poste, par exemple !
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3 – Anticiper l’affranchissement des gros volumes grâce à un module logiciel
Vous avez des volumes de courrier importants à envoyer ? Pour cela, mieux vaut installer une machine à affranchir dans le local.
Un module logiciel peut changer la donne, et éviter les engorgements dus à un afflux de mailings postaux à envoyer simultanément : les services concernés peuvent ainsi prévenir de leurs futures livraisons de courrier, et mieux les planifier.
Sans cela, le service courrier devra effectuer l’opération manuellement, et anticiper sur le départ La Poste pour que tous les envois soient bien prêts à l’heure fatidique !
4 – Encourager la dématérialisation
Quand votre service reçoit une série de courriers similaires, adressés à plusieurs personnes ou non nominatifs, il doit ensuite les transmettre à un ensemble de destinataires. Il est alors pertinent de les scanner pour les envoyer par e-mail, à une adresse dédiée !
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5 – Renforcer la traçabilité des courriers recommandés ou confidentiels
Ils font l’objet de toutes les attentions du service courrier : les envois et les réceptions sensibles demandent une certaine rapidité d’action, pour un maximum de sécurité.
Les logiciels de suivi du courrier sont notamment là pour enregistrer les codes-barres des plis recommandés, et prévenir les destinataires habilités à les retirer. Ces derniers doivent alors s’identifier.
Pour traiter les recommandés arrivés sans destinataire, qui ne doivent pas s’égarer, une procédure spéciale doit également être mise en place !
6 – Isoler le pôle courrier
Pour d’évidentes raisons de sécurité, les coursiers qui viennent livrer ou retirer des plis urgents ne doivent pas circuler dans les locaux de l’entreprise.
C’est à votre service courrier d’assurer les réceptions et les envois, et ce, selon une procédure rigoureuse. Veillez alors à isoler ce pôle du reste du local courrier, avec :
- un guichet pour les échanges de plis ;
- un accès différencié par l’extérieur, si possible.
Si vos contraintes logistiques vous imposent une réception des coursiers au niveau de l’accueil, dotez-le des outils logiciels adéquats. Ces derniers doivent permettre d’enregistrer les plis déposés ou retirés, mais aussi de créer une liaison avec le service courrier afin qu’il vienne retirer les livraisons et les entreposer en toute sécurité dans son local.
7 – Respecter le manuel de procédure courrier
L’organisation d’un service courrier est généralement bien rythmée, par de nombreuses opérations, à des heures et avec des interlocuteurs différents.
Décrivez minutieusement les procédures à suivre pour que chacun puisse les respecter à la lettre. C’est ce qui permettra aux responsables de délivrer un service de qualité !
Un guide de procédure, rédigé en accord avec les membres du service après une analyse des besoins, vous permettra de décrire les processus à respecter, ainsi que les fiches de poste des différents collaborateurs du service courrier !
Avec ces quelques astuces, vous avez désormais les cartes en main pour optimiser la procédure courrier dans votre entreprise. Vous préféreriez vous délester de ce sujet, et éventuellement faire appel à un prestataire courrier ?
